Wie Sie die HR-Kommunikation am Arbeitsplatz optimieren können

by Userlane-Team

2 years ago ・ 8 mins

Sind Sie in der Personalabteilung tätig? Wenn ja, dann kennen Sie wahrscheinlich die Herausforderungen einer effektiven HR-Kommunikation.

Entweder haben Sie es mit Personen zu tun, die behaupten, dass sie „nie eine E-Mail bekommen“ haben, oder mit Personen, bei denen Ihre Mitteilungen ungehört verhallen.

Diese Kommunikationsprobleme sind zwar nicht böswillig, aber dennoch unglaublich frustrierend für Sie und können ein großes Hindernis für die erfolgreiche Erledigung Ihrer Arbeit darstellen.

9 Wege zur Verbesserung der HR-Kommunikation am Arbeitsplatz

Verspätete Antworten führen oft zu erheblichen Verzögerungen bei der Erledigung kritischer Verwaltungsvorgänge und Sie geraten in Schwierigkeiten, wenn beispielsweise Gehaltszahlungen nicht pünktlich veranlasst werden.

Dies kann sich wie ein Teufelskreis anfühlen, den es zu überwinden gilt. Aber wie? Indem Sie eine Reihe von Best Practices für die HR-Kommunikation befolgen und Software zur Unterstützung Ihrer Ziele einsetzen.

1. Fördern Sie die persönliche Kommunikation 

Als Führungskraft in einer digitalen Welt ist es für Sie einfach zu erkennen, ob Ihre E-Mails geöffnet wurden oder nicht. Das bedeutet jedoch nicht, dass Ihre Mitteilungen auch gelesen wurden. 

Wenn Sie sichergehen wollen, dass Ihre Botschaft ankommt und von den Menschen, die sie betrifft, aktiv zur Kenntnis genommen wird, sollten Sie versuchen, direkt mit Ihren Mitarbeitenden zu sprechen.

Teamsitzungen sind eine gute Gelegenheit, um relevante Ankündigungen zu machen und sicherzustellen, dass Ihre HR-Kommunikation nicht untergeht.

2. Schulen Sie die Mitarbeitenden in Kommunikation

„Kommunikation ist keine Einbahnstraße.“ Diesen Satz haben wir alle schon einmal gehört und er gilt ganz besonders für die Arbeitswelt. 

Wenn Sie es mit Mitarbeitenden zu tun haben, die nicht in der Lage sind, auf Sie zu reagieren und ihre Wünsche zu äußern, dann müssen Sie sich fragen, warum. 

Obwohl es in allen Lebensbereichen wichtig ist, haben viele Menschen nicht gelernt, effektiv zu kommunizieren, was zu Missverständnissen führt.

3. Reagieren Sie auf Feedback

Trotz Ihrer besten Bemühungen, liegt das Problem manchmal bei Ihnen selbst. 

Nachdem Sie Ihre Mitarbeitenden um Feedback gebeten und ihnen zugehört haben, stellen Sie vielleicht fest, dass das Hauptproblem bei Ihrer Kommunikation in der Personalabteilung folgende Ursachen hat:

1. Der von Ihnen verwendete Kanal ist zu kompliziert und unverständlich.
2. Sie versenden zu viele Nachrichten in einem kurzen Zeitraum.
3. Sie haben unklare Anweisungen oder Anleitungen gegeben.

Jeder dieser Faktoren kann die Wirkung Ihrer Arbeit beeinträchtigen und zu anhaltenden Problemen mit Ihren Mitarbeitenden führen. Versuchen Sie, diese Umstände zu vermeiden, und sprechen Sie nur das Wichtigste kurz und klar an.

4. Erstellen Sie einen internen Kommunikationsplan

Unabhängig von der Größe oder Struktur Ihres Unternehmens können alle Teams von einer klaren internen Kommunikationsstrategie profitieren, die Richtlinien festlegt und alle dazu ermutigt, die gleichen Regeln zu befolgen.

Anstatt an einem Tag eine E-Mail, am nächsten eine SMS und an einem anderen Tag eine Nachricht über Microsoft Teams zu versenden, sollten Sie sich für die Plattform entscheiden, die am besten funktioniert, und bei dieser bleiben. Stellen Sie sich folgende Fragen:

• Wo kann ich alle Mitarbeitenden erreichen?
• Welchen Sprachstil sollte ich verwenden?
• Wie schnell sollte ich eine Erinnerung senden?
• Bis wann sollten die Mitarbeitenden auf HR-Mitteilungen reagieren?

5. Stellen Sie interne Prozessdokumente zur Verfügung

Sobald Sie einen Plan haben, ist es sinnvoll, ihn mit Ihren Mitarbeitenden zu teilen. 

Gemäß den Regeln des Wissensmanagements sollten Sie damit beginnen, interne Prozessdokumente standardmäßig zur Verfügung zu stellen, Überarbeitungen innerhalb Ihrer Organisation zu teilen und alle auf dem neuesten Stand zu halten.

Dokumente, die für den täglichen Erfolg Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung sind, sollten Sie in einem speziellen Ordner in der Cloud ablegen, auf den Ihr Team zugreifen kann, wenn es Informationen benötigt.

Vergessen Sie nicht, dafür zu sorgen, dass auch neue Mitarbeitende Zugang zu diesen Dokumenten haben.

6. Nutzen Sie Umfragen

Eine der einfachsten Möglichkeiten, die Kommunikation in der Personalabteilung effektiver zu gestalten, besteht darin, ein interaktives Element hinzuzufügen. 

Ermutigen Sie Ihre Mitarbeitenden dazu, auf Ihre Nachricht zu reagieren und Ihnen mitzuteilen, dass sie sie gelesen und verstanden haben.

Sie können auch Umfragen durchführen, um sicherzustellen, dass die von Ihnen bereitgestellten Informationen auch wirklich verstanden wurden. Auf diese Weise erhalten Sie zusätzliche Erkenntnisse darüber, welche Mitarbeitenden mehr Unterstützung benötigen, und können ein Change Management für die Personalabteilung implementieren.

7. Bringen Sie die Ziele Ihres Unternehmens mit denen Ihrer Mitarbeitenden in Einklang

Als Personalverantwortliche wollen wir alle, dass unser Unternehmen und unsere Mitarbeitenden vorankommen. Zum Glück ist das nicht unmöglich. 

Wenn Sie möchten, dass Ihre Mitarbeitenden Ihre Kommunikation nicht nur schätzen, sondern Aktivitäten auch umsetzen und vorantreiben, dann sollten Sie deren Ziele mit den Ihren in Einklang zu bringen.

Wenn Ihr Unternehmen zum Beispiel wächst, sollten Sie mehr Karrieremöglichkeiten eröffnen. Wenn Ihre Mitarbeitenden wissen, dass ihre harte Arbeit belohnt wird, werden sie motivierter sein und aufgeschlossener für Veränderungen.

8. Konzentrieren Sie sich auf die Unternehmenskultur

Wenn die Teams aufeinander abgestimmt sind, ist Ihre HR-Kommunikation keinen Konflikten ausgesetzt. 

Das macht einen großen Unterschied für Ihre Effektivität, deshalb sollten Sie mehr in Ihre Unternehmenskultur investieren. 

Organisieren Sie Veranstaltungen, die alle Beteiligten einbeziehen, und überlegen Sie, wie Sie das Gespräch in Gang bringen können. 

Wenn die Abteilungen bereit sind, miteinander zu arbeiten, um das beste Ergebnis zu erzielen, wird Ihre Arbeit viel einfacher sein. 

Sie werden merken: Keine Beschwerden mehr!

9. Führen Sie ein Kommunikationssystem ein

Haben Sie schon länger Probleme mit der Kommunikation im Personalmanagement? 

So kann es nicht weitergehen. Sie brauchen eine Lösung. Und zwar schnell.

Es gibt so viele Softwarelösungen! Sehen Sie sich die Optionen an, mit denen Sie die Reaktionen Ihrer Mitarbeitenden am besten verfolgen und die Mitarbeiterleistung messen können.

Zu den am besten bewerteten Lösungen gehören:

1. Connecteam
2. Workmates
3. Monday
4. Staffbase
5. PeopleOne

Jede dieser Lösungen könnte die Antwort sein, die Sie brauchen, um eine effektive HR-Kommunikation zu etablieren und deutliche Verbesserungen in Ihrem Unternehmen zu erzielen.

Wie Sie Ihre HR-Kommunikation verbessern – FAQs

Auch wenn die Kommunikation im Personalwesen nicht einfach ist, gibt es doch viele gute Ansätze, die Sie in eine deutlich bessere Position bringen können.  

Mit deren Hilfe werden Sie bald in der Lage sein, eine effizientere Abteilung zu führen. 

Sollten Sie noch Fragen haben, die Sie beschäftigen, können Ihnen die folgenden Antworten vielleicht weiterhelfen.

Was ist effektive Kommunikation im Personalwesen?

Ihre Kommunikation ist effektiv, wenn Ihre Mitarbeitenden in der Lage sind, die von Ihnen bereitgestellten Informationen zu verarbeiten und sich daran zu erinnern, was Sie ihnen mitgeteilt haben. Es kann aber auch andersherum funktionieren, also hören Sie Ihrem Team unbedingt zu.

Wie können Sie die interne Kommunikation verbessern?

Der einfachste Weg, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeitenden die von Ihnen verschickten Informationen erhalten haben, ist die Verwendung einer speziellen Lösung wie z. B. eine HCM-Software, mit der Sie die Öffnungs- und Antwortraten verfolgen können. So erhalten Sie eine klare Vorstellung davon, worauf Sie achten müssen.

Was sind die Vorteile einer effektiven HR-Kommunikation?

Wenn Führungskräfte und Teams effektiv kommunizieren, lassen sich Veränderungen in Ihrem Unternehmen leicht einführen. Die Mitarbeitenden fühlen sich besser unterstützt und weniger gestresst, wodurch sie lernfähiger und flexibler werden.

Verbessern Sie Ihre HR-Kommunikation mit den DAPs von Userlane

Wenn Sie sich für die Einführung eines neuen Softwaresystems in Ihrem Unternehmen entscheiden, um Ihre HR-Strategie voranzutreiben, müssen Sie als Erstes folgende Maßnahmen ergreifen.

Um erfolgreich zu sein, ist es wichtig, dass Sie Ihr Team richtig schulen. Andernfalls werden Sie mehr Probleme haben als zuvor.

Mit den Digital Adoption Platforms von Userlane können Sie die Einarbeitung Ihrer Mitarbeitenden in eine neue Software automatisieren und sie schnell mit den zur Verfügung stehenden Funktionen vertraut machen.

So sind Ihre Mitarbeitenden in der Lage, auf Ihre HR-Kommunikation zu reagieren, und Sie maximieren Ihre Chancen, alle Beteiligten stets auf dem Laufenden zu halten.

Möchten Sie mehr erfahren? Buchen Sie noch heute eine Demo.