Leitfaden für die Kommunikation im Change Management

by Userlane-Team

2 years ago ・ 8 mins

Was ist Change Management?

Change Management ist der Prozess, in dem die relevanten Akteure des Unternehmens (einschließlich der Mitarbeitenden und Kunden) auf organisatorische Veränderungen vorbereitet und dabei unterstützt werden.

Was ist Change-Management-Kommunikation?

Change-Management-Kommunikation ist die Fähigkeit, alle Informationen, die die Betroffenen benötigen, um den Wandel zu akzeptieren, klar zu vermitteln. Dazu gehört, dass Sie erklären, was geschieht, warum es geschieht und wie es sich auf sie auswirken wird. 

Kommunikationspläne für das Change Management

Ein effektiver Kommunikationsplan für das Change Management beschränkt sich nicht darauf, die Beteiligten vor der Veränderung zu informieren. Er bietet während des gesamten Veränderungsprozesses kontinuierliche Updates und wichtige Informationen und hält die betroffenen Personen auf dem Laufenden.

Es ist wichtig zu verstehen, wie sowohl die Mitarbeitenden als auch für die Kunden Informationen am besten aufnehmen können. Darüber hinaus sollten sie die Möglichkeit bekommen, Feedback zu geben oder um Unterstützung zu bitten.

Warum ist eine wirksame Kommunikation für das Change Management so wichtig?

Wie bereits erwähnt, sind Veränderungen nicht einfach.

Bei der Einführung eines neuen Prozesses oder Systems in Ihrem Unternehmen gibt es tausend verschiedene Faktoren zu berücksichtigen und die Hauptsorge vieler Führungskräfte ist, ob die Interessensgruppen dafür empfänglich sind oder nicht.

Eine wirksame Kommunikation ermöglicht es den Mitarbeitenden und den Kunden die Bedeutung des Wandels und die damit verbundenen Vorteile zu erkennen. Infolgedessen ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass sie sich dagegen wehren. Mit der Akzeptanz steigt auch der ROI.

In der Realität scheitern über 70 % der Transformationsprojekte. Einer der Hauptgründe dafür ist der Mangel an Kommunikation. Deshalb ist Ehrlichkeit die beste Politik.

Best Practices für die Kommunikation im Change Management 2022

Was können Sie also tun, um eine erfolgreiche kontinuierliche Weiterentwicklung zu gewährleisten? Kommunizieren, kommunizieren, kommunizieren.

Es ist jedoch etwas komplizierter, als nur ein kurzes Gespräch mit den betroffenen Personen zu führen.

Die folgenden Best Practices für die Kommunikation im Change Management zeigen, dass Sie einen mitarbeiterzentrierten Ansatz verfolgen müssen, der auf die Bedürfnisse Ihres Teams eingeht und es auf dem gesamten Weg emotional unterstützt.

Hier erfahren Sie, was Sie tun sollten, um Ihre Change-Management-Kommunikationsstrategie erfolgreich umzusetzen:

1. Team-Beziehungen aufbauen

Vertrauen ist ein entscheidendes Kriterium für wirksame Kommunikation.

Keiner Ihrer Mitarbeitenden wird sich sicher fühlen und offen und ehrlich sein, wenn er Konsequenzen oder ein negatives Urteil befürchtet. Selbst Ihre ranghöchste Mitarbeiterin kann auf etwas stoßen, mit dem sie nicht zurechtkommt. Ob sie ihrem Team vertraut, wird über den Erfolg Ihrer Change-Management-Kommunikation entscheiden.

2. Mehrere Kommunikationskanäle nutzen

Sowohl private als auch öffentliche Foren sind notwendige Bestandteile Ihres Change-Management-Ansatzes.

Deshalb ist es wichtig dafür zu sorgen, dass die Mitarbeitenden einander leicht erreichen können, unabhängig davon, wo sie sich auf der Welt befinden oder zu welcher Zeit sie arbeiten. Omnichannel-Strategien können offene Gespräche fördern und eine effektive Kommunikation unterstützen.

3. Präsenz und Erreichbarkeit der Führungskräfte sicherstellen

In Zeiten der Krise und des Wandels müssen Ihre Mitarbeitenden sich an ihre Führungskräfte wenden können. Die Möglichkeit, um Hilfe zu bitten und mit erfahreneren Kollegen zu sprechen, stellt sicher, dass ein stabiles Unterstützungsnetz vorhanden ist. Dies trägt dazu bei Widerstände gegen Veränderungen zu überwinden.

4. „Botschafter des Wandels“ auswählen

Nicht jeder Mitarbeitende ist abgeneigt, sich anzuhören, was Sie zu sagen haben. Vielleicht hat jemand einen Vorschlag gemacht, auf den Sie hören wollen. Das ist eine gute Gelegenheit. Ernennen Sie ihn zum „Botschafter des Wandels“.

Die ideale Person wäre:

• Jemand auf einer geringeren Hierarchieebene
• Ein aktives Mitglied des Teams
• Ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin, der oder die vertrauenswürdig ist
• Jemand mit Leidenschaft und Begeisterungsfähigkeit
• Eine Person, deren Beitrag zu Ihrem Change-Management-Kommunikationsplan in der Lage sein könnte, die Denkweise anderer Mitarbeitenden zu ändern

5. Auf Widerstände vorbereitet sein

Bei der Umsetzung von Veränderungen ist es unvermeidlich, dass es zu Widerständen kommt.

Behalten Sie dies im Hinterkopf, wenn Sie Ihre Change-Management-Strategien planen, und stocken Sie Ihr Budget und Ihre Ressourcen entsprechend auf. Einige Mitarbeitende brauchen vielleicht mehr Überzeugungsarbeit als andere und könnten die Unterstützung durch einen Mentor gebrauchen.  

Wie Sie einen Kommunikationsplan für das Change Management erstellen

Die Erstellung eines Kommunikationsplans für das Change Management ist einfach. Wenn Sie bereits eine konkrete interne Kommunikationsstrategie haben, verfügen Sie schon über die meisten der erforderlichen Instrumente.

1. Definieren Sie Ihr Ziel: Eine der Grundvoraussetzungen jeder Change-Management-Kommunikation ist es, genau zu wissen, was Sie sagen wollen (oder müssen). Sobald Sie dies herausgefunden haben, können Sie Ihre gesamte Strategie darauf aufbauen.
2. Verstehen Sie Ihr Zielpublikum: Führen Sie eine gründliche Bewertung dessen durch, was Sie erreichen wollen und wie es sich auf Ihre Mitarbeitenden auswirken wird. Entscheiden Sie dann, wie Sie sie ansprechen wollen und wofür sie am empfänglichsten sind. Sollten Sie bestimmend und professionell auftreten? Oder eher freundlich?
3. Wählen Sie die Kommunikationskanäle: Nachdem Sie eine Vorstellung davon haben, was Sie sagen wollen, müssen Sie einen Kanal wählen, der für Ihre Zielgruppen geeignet ist. Dies kann mehrere Kontaktpunkte erfordern.
4. Planen Sie Interaktionen strategisch: Beginnen Sie mit dem Entwurf Ihrer Rede und/oder Ihrer Botschaften und achten Sie darauf, dass sie klar, konsistent und prägnant Geben Sie so viele Informationen wie möglich und stellen Sie sicher, dass Sie vor, während und nach dem Veränderungsprozess etwas zu sagen haben.
5. Setzen Sie sich SMART-Ziele: Der letzte wichtige Punkt für Ihren Change-Management-Kommunikationsplan ist die Festlegung von Zielen, die Sie während des gesamten Prozesses messen können. So erhalten Sie eine gute Vorstellung davon, wo Sie Ihre Präsenz verstärken und mit wem Sie persönlich sprechen müssen.

Kommunikationsplan für das Change Management – Muster

Die Basisversion einer Kommunikationsstrategie für das Change Management könnte in etwa so aussehen:

Natürlich wird Ihr Plan komplexer, abhängig von folgenden Faktoren:

• Anzahl Ihrer Ziele
• Zahl der Mitarbeitenden, mit denen Sie sprechen müssen
• Umfang der Veränderung
• Botschaften, die gesendet werden müssen
• Unterstützung, die bereitgestellt werden muss
• Kanäle, die Sie nutzen müssen
• Sensibilität des Themas
• Ihre persönliche Art zu kommunizieren

Einführung einer Kommunikationsstrategie für das Change Management

Sobald Sie Ihren Ansatz für das Change Management sorgfältig geplant haben, setzen Sie ihn in die Tat um.

Schritt 1 – Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden

Ihre erste Aufgabe besteht darin, Ihre Mitarbeitenden über die bevorstehende Änderung zu informieren.

Das kann eine einfache E-Mail-Aussendung sein oder Sie können auch bis zu Ihrer wöchentlichen Freitagsbesprechung warten.

Stellen Sie so viele Informationen wie möglich zur Verfügung und seien Sie bereit, Fragen zu beantworten.

Schritt 2 – Formulieren Sie klare Erwartungen

Geben Sie als Nächstes die Strategie bekannt, die die Mitarbeitenden im Laufe der Umstellung verfolgen sollen.

Sie können beispielsweise eine Infografik mit einigen wichtigen

Details erstellen, die am schwarzen Brett im Büro ausgehängt wird. Diese sollte Ihre Mitarbeitenden darüber informieren:

1. Warum die Veränderung stattfindet
2. Was sie tun können, um sie zu unterstützen

Schritt 3 – Setzen Sie die Änderung langsam um

Sobald Sie sicher sind, dass alle Beteiligten über die Änderung informiert sind, können Sie mit der Umsetzung Ihrer geplanten Strategie beginnen. Achten Sie darauf, Ihre Mitarbeitenden über jeden Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Schritt 4 – Hören Sie zu und reagieren Sie Der letzte Teil eines erfolgreichen Change-Management-Kommunikationsplans besteht darin, andere zu Wort kommen zu lassen. Sammeln Sie sorgfältig Feedback, hören Sie Ihren Mitarbeitenden zu, finden Sie Lösungen für alle Bedenken und seien Sie stets ehrlich.

Schritt 5 – Feiern Sie Erfolge Um Ihre Aussichten auf eine erfolgreiche Kommunikation im Change Management zu verbessern, sollten Sie den Prozess und die harte Arbeit Ihrer Mitarbeitenden würdigen. Dies stärkt die Beziehung zwischen Ihnen und Ihren Angestellten und macht es wahrscheinlicher, dass sie sich an Sie wenden, wenn sie Probleme haben.

Examples of Change Management Communications

Ein gutes Beispiel für die Kommunikation im Change Management findet sich in der Gaming Community. Obwohl es sich nicht um einen internen Ansatz handelt, können viele der Maßnahmen auch in Ihrem Unternehmen angewendet werden.

Das populäre kooperative PVP-Spiel Overwatch erfordert häufige Updates, um Fehler zu beheben und Charaktere auszubalancieren und so das Benutzererlebnis zu verbessern.

Immer wieder haben sich Spieler über einige dieser Änderungen beschwert, aber die Spielentwickler von Blizzard, lassen nicht locker. Sie überzeugen die Spieler davon, die Änderungen zu akzeptieren, indem sie sie in verschiedenen Phasen bekannt geben:

Zunächst werden die wichtigsten Neuerungen auf einer jährlichen Konferenz besprochen. Die Rede ist erprobt und darauf ausgelegt, die Spieler zu begeistern, anstatt sie einzuschüchtern.

Zweitens stellen sie Patch-Hinweise und Erinnerungen über ihren eingebauten Game Launcher zur Verfügung, was ihrer Botschaft Professionalität verleiht und ihnen hilft, ihr Ziel zu erreichen, nämlich das Bewusstsein für die Änderung zu erhöhen.

Drittens sorgen sie für Aufmerksamkeit und veröffentlichen zusätzliche Informationen in den sozialen Medien.So erreichen sie auch die Letzten ihrer Zielgruppe.

Schließlich veröffentlichen sie die Aktualisierungen in einer Betaversion, die die Spieler ausprobieren können (was die letzte Hürde zwischen ihnen und der neuen Version verringert). Erst dann, nachdem sie das Feedback geprüft und darauf reagiert haben, gehen sie live.

Kommunikation im Change Management – FAQs

Kommunikation im Change Management erfordert vor allem Ehrlichkeit und Konsequenz. Sie müssen sorgfältig planen, was Sie sagen und wie Sie es sagen wollen. Dabei sollten Sie immer die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe und die Unterstützung, die Sie bieten können, im Auge behalten. Schauen Sie sich zunächst unseren ausführlichen Change Management Talk an, oder lesen Sie die folgenden FAQs, um weitere Informationen zu erhalten.

Was sind die Erfolgsfaktoren des Change Management?

Es gibt viele Faktoren, die zu einer reibungslosen Umsetzung von Veränderungen in Ihrem Unternehmen beitragen. Die wichtigsten Faktoren, die alle Veränderungsinitiativen benötigen, sind Ressourcen, Zeit und Kommunikation.

Wie kommunizieren Sie im Rahmen des Change Management?

Die Kommunikation im Change Management erfordert die gleichen Instrumente wie jede andere (interne oder externe) Kommunikationsstrategie. Versuchen Sie, einen gemischten Ansatz zu wählen und erwägen Sie, ihre Zielgruppen persönlich und digital anzusprechen.

Was sollte ein Kommunikationsplan für das Change Management enthalten?

Ihr Kommunikationsplan sollte einen Überblick über Ihr Vorhaben, Recherchen über Ihre Zielgruppe, den Kanal, über den Sie sie ansprechen wollen, ausführliche Entwürfe Ihrer beabsichtigten Maßnahmen und die Ziele, die Sie erreichen wollen, enthalten.

Wie erstellt man einen erfolgreichen Change-Management-Plan?

Das A und O ist die Kommunikation. Solange Sie Ihre Absichten gegenüber den relevanten Interessengruppen klar darlegen, Ihre Botschaften prägnant formulieren und mit Ihrem Ansatz konsistent sind, können Sie Veränderungen in den meisten Ihrer Geschäftsprozesse umsetzen.

Unterstützung der Change-Management-Kommunikation durch Userlane 

In den heutigen digitalen Umgebungen kann die Kommunikation mit Ihren Interessensgruppen ein ebenso komplexer Prozess sein wie der Wandel. Denn die Arbeitssituation stellt sich wie folgt dar:

1. Nicht alle Mitarbeitenden arbeiten zur gleichen Zeit im Büro.
2. Mitarbeitende im Home Office können nicht an persönlichen Besprechungen teilnehmen.
3. Unterschiedliche Abteilungen haben eigene Präferenzen, wie und wo sie kommunizieren wollen.

Ein Change-Management-Kommunikationsplan muss all diese Aspekte berücksichtigen. Die Digital Adoption Platforms von Userlane sind die Antwort auf sich verändernde Umgebungen, in denen regelmäßig neue Software und Systeme eingeführt werden müssen, damit Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben. Sie helfen den Mitarbeitenden zu lernen, die verschiedenen Funktionen eines Systems zu nutzen, damit sie effektiv arbeiten und kommunizieren können. Würde das Ihrem Unternehmen weiterhelfen? Buchen Sie noch heute eine Demo und erfahren Sie mehr.